Polecenie wyjazdu w podróż służbową nie musi dla swojej ważności, wynikającej z pracowniczego podporządkowania pracodawcy, mieć formy pisemnej. Powinno jednak przybrać taką formę, gdyż będzie stanowić dokument potwierdzający m.in. związek wyjazdu z pracą, kwalifikowanie danego wyjazdu jako delegacji. Informacje zawarte w poleceniu wyjazdu służą zarówno pracownikowi (cel wyjazdu, środki komunikacji itp.), jak i pracodawcy (do celów rozliczeniowych).

Stosowany najczęściej druk delegacji jest z jednej strony poleceniem służbowym, z drugiej zaś dokumentem, na podstawie którego (wraz z załączonymi do niego dowodami poniesienia przez pracownika określonych kosztów) pracodawca dokonuje późniejszego rozliczenia kosztów delegacji.

Polecenie udania się w delegację, poza oznaczeniem danych pracownika mającego odbyć podróż służbową, powinno zawierać też podstawowe informacje związane z wyjazdem, czyli wskazanie:

    • celu wyjazdu,
    • miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej,
    • terminu wyjazdu,
    • czasu, przez jaki ma trwać delegacja,
    • środka transportu,
    • czy pracownik otrzymał zaliczkę na pokrycie kosztów podróży,
    • terminu rozliczenia się.

Wskazanie celu wyjazdu

W druku polecenia wyjazdu służbowego określamy zarówno miejsce (miejsca), do którego pracownik ma się udać, jak i rodzaj zadania, jakie ma on w tej podróży do wykonania (np. udział w naradzie, szkoleniu, przeprowadzenie negocjacji handlowych, odbiór towaru itp.).

Cel wyjazdu służbowego powinien mieć związek z rodzajem pracy pracownika określonym w umowie o pracę lub co najmniej z działalnością pracodawcy. Art. 42 § 4 Kodeksu pracy pozwala w uzasadnionych przypadkach na polecanie wykonywania innej pracy niż wynikająca z umowy o pracę, o ile jest to zgodne z kwalifikacjami pracownika i nie powoduje obniżenia wynagrodzenia. Oznacza to, że w przypadku wysyłania pracownika w delegację w innym celu niż wynikający bezpośrednio z jego rodzaju pracy cel delegacji (zadanie, jakie pracownik ma wykonać) musi odpowiadać kwalifikacjom pracownika.

Wskazanie miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej

Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży określa pracodawca. Nie musi to być automatycznie ta miejscowość, w której pracownik pracuje. Pracodawca może bowiem uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróży tę miejscowość, w której znajduje się miejsce pobytu stałego lub czasowego pracownika. Daje to możliwość rozliczenia kosztów podróży już od faktycznego miejsca zamieszkania pracownika.

Przykład:
Pracownik pracuje w Warszawie, natomiast mieszka w miejscowości leżącej pod Warszawą. Wskazanie jako miejscowości rozpoczęcia podróży służbowej miejsca zamieszkania spowoduje, że świadczenia z tytułu delegacji (diety, przejazdy) liczone będą od chwili wyjazdu pracownika z tej miejscowości. Jest to dosyć istotne, biorąc pod uwagę zasady prawa pracy, z których m.in. wynika brak możliwości obciążania pracownika dodatkowymi kosztami realizacji poleceń służbowych.

więcej na podatki.biz